Preparar un presupuesto

¿Tiempo perdido?

Presentar una propuestaEl punto de partida: Una entidad bancaria, de las surgidas en los últimos movimientos del sector financiero, quiere rematar el proceso de “diferenciación” rediseñando sus oficinas, por lo que plantea una especie de concurso restringido solicitando presupuesto a pequeñas empresas de construcción para remodelar su red. Pocas, solo tres o cuatro y no relacionadas con el banco de origen.

El objetivo: Obtener, y ejecutar, un diseño con los elementos y procesos necesarios para la nueva imagen y tipología de clientes. Aparentemente, una solicitud de presupuesto para el diseño de oficinas y ejecución de obra.

Este tipo de proyectos no suelen llegar a las pequeñas empresas más que troceados a través de la cadena de (abusivas) subcontrataciones así que la propuesta requería la demostración de capacidad, ya que la red de oficinas de la entidad, distribuidas por todo el Estado, se acerca a los tres dígitos. El presupuesto debía incluir:

  1. Propuesta de consultoría: investigación de clientes para saber el porqué de cada cosa que se proyecta en el diseño.
  2. Presupuesto AUDIT: estado de todas y cada una de las oficinas que componen la red
  3. Presupuesto del diseño tipo de la oficina piloto (ya en funcionamiento y que ejerce de oficina principal)
  4. Presupuesto de obra para esta oficina central según el diseño tipo
  5. Presupuesto en m2 de obra ejecutable, en base al diseño propuesto, para todas las oficinas de la red

¿Datos para la realización de esta propuesta?

  • Listado de oficinas
  • La información sobre la filosofía de la nueva entidad que se pueda encontrar en su Web
  • Una página con un escueto esquema del modelo estratégico (en el que se confunden indicadores con objetivos, estrategias con deseos y procesos con sesiones de motivación positiva).

¿Palabras clave de cara a la galería? Las de siempre: Por personas para las personas, Transparencia, Simplicidad, Innovación, Compromiso, Confianza…

¿Información sobre los criterios de valoración de la propuesta o del proceso de selección? Ninguna, ni la más básica como el rango presupuestario o plazos de ejecución. Y, por supuesto, nada de criterios de valoración o tiempo de respuesta. Pero, eso sí, dos semanas para presentarla.

Para una pequeña empresa, un proyecto tan apetecible como inexpugnable. Con todo, la mayor dificultad se les presentaba en el punto 1: Presupuesto de consultoría para investigación de clientes que justifique el diseño propuesto. Así, sin más detalles.

Empezaron a pensar en a quién recurrir hasta que alguien cercano a la empresa, acostumbrado a trabajar con todo tipo de consultoras, les dijo que necesitaban a alguien que pensara “raro”, “diferente”, fuera de los cauces típicos. Y esa persona me llamó.

Con menos explicaciones de las que he descrito aquí, puesto que a toro pasado la información se canaliza y estructura, empezamos a desentrañar los objetivos y dificultades. En realidad me llamaron para que presupuestara la “consultoría” que les pedían. Tenían que concentrarse en la ambigüedad y dificultad de sus estimaciones así que lo que necesitaban con urgencia era una cifra y una “pequeña” descripción. Pero no era tan sencillo.

En primer lugar porque del resultado de esa “acción” (lo que dijeran los clientes) dependería lo que tenían que presupuestar pero, centrándonos en la petición, ¿qué se entendía por clientes, los que ya tenían o los que podían/querían tener? Si existía una estrategia implicaba también una segmentación: ¿Alguna base de datos disponible? ¿En todas las ciudades que tenían implantación o en una muestra? ¿Sobre un diseño de servicios ya cerrado o abierto a nuevas opciones? ¿Muestra cualitativa, cuantitativa o mixta? ¿Presencial? ¿Alguna persona responsable de la entidad con la que poder hablar?

Por otro lado, extraoficialmente circulaban rumores sobre la venta de esta red como banco independiente por lo que el panorama se presentaba muy poco claro. La fotografía, tras la urgencia del primer análisis, ofrecía las siguientes posibilidades:

  1. El bocado aparente: Diseño y ejecución de obra de toda la red de oficinas de un “nuevo banco”.
  2. Más realista: Diseño (y tal vez) ejecución de la oficina piloto a coste inferior al real por haber sido propuesto en base a la oferta del paquete completo.
  3. La más probable: Que la propuesta seleccionada en esta especie de concurso restringido (hábilmente enmascarado en una solicitud de presupuesto de “reformas”) pasara a formar parte de la “estrategia de venta” de la entidad

Aun en el caso de que el banco tuviera intención real de ejecución, había que competir con otras empresas y no sólo en costes sino en la forma de presentarla porque, eso sí, debía ser muy profesional y en la “central”. Y esto último, especialmente, preocupaba a mi cliente.

Visualizado y (bastante) ordenado el panorama, la opciones y las (escasas) posibilidades, mi pregunta fue: “¿Merece la pena?” Y su respuesta inmediata, clara y contundente:

Ya sé que no va a salir, ni siquiera creo que tengan intención de ejecutar nada, pero sé que nosotros podríamos así que vamos a aprender a presentarnos a clientes grandes. Y además, nunca se sabe, quien ahora esté ahí mañana puede estar en otro lado y ya nos conoce…

Su respuesta captó mi interés, la “acción de consultoría” que les pedía la entidad pasó a segundo plano (incluso haciéndome olvidar mi rechazo a quien la pedía) y me sumergí en el apasionante reto de ayudar a mi cliente a poner el punto de partida para su estrategia de diversificación.

La segunda fase fue la preparación de esa propuesta con un resultado que a todos nos resultó satisfactorio, así que la tercera vino rodada: el empresario necesitaba encontrar la forma conseguir que su visión fuera conocida, y compartida, por toda la empresa. Ambas, así como las conclusiones, merecen reflexión a parte.

Para mí fue un punto de inflexión importante en un tipo de servicios en los que, por mi propia evolución y por el contexto de crisis, ya no me sentía cómoda. Digamos que me dio la oportunidad de explicitar un proceso de reflexión interna para enfocar nuestra aportación de valor al cliente. Continuará.

 Publicación original: enPalabras

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About Isabel Iglesias

Socia-directora en I.G. Documenntación y productora de Máscaras. Consultora especializada en el análisis estratégico, diseño y dinamización de proyectos. Investigadora de nuevas realidades, alérgica a los tópicos, bloguera...

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