Indicadores de tiempo en los proyectos

Cada cosa que hacemos es parte de un proyecto

Tendemos a definir como “proyecto” sólo aquello “nuevo” que suponemos que empieza en el kilómetro cero, pero las cosas no son así. Lo cierto es que todo el mundo está involucrado en actividades interralacionadas cuyos objetivos dependen a su vez de un contexto, por lo que es imprescindible una definición amplia del concepto, sus repercusiones y necesidades.

Definición académica: Conjunto de actividades orientadas al logro de un objetivo específico que tiene un punto de partida, medio y fin claros

Aterrizando: Un proyecto es una iniciativa compleja así que, para poder manejarla, la gente necesita una imagen de lo que debe hacer. Hay que delimitar:

  • El entorno y marco de limitaciones de cada proyecto.
  • La forma en que interactúan con otros proyectos
  • Con quien tiene que interactuar quien los dirige o conduce (por supuesto, la financiación también cuenta)

¡Y sin embargo se demoran!

Todos los proyectos tienen algo en común:

  • Pasarse en el tiempo
  • Pasarse en el presupuesto
  • Reducir las especificaciones, exigencias y niveles iniciales

Planifica que algo queda

  • La mayor parte de las veces las estimaciones de tiempos afectan a varias personas incluso en cada paso del proyecto
  • No suelen documentarse lo que implica que no se puede discutir/cambiar

La gente da estimaciones “realistas” de acuerdo a su peor experiencia pasada

A pesar de la apariencia de estimaciones de tiempo reales los tiempos estimados son una profecía que se cumple por sí sola

  • Cuando se alarga el plazo de entrega seguimos teniendo los mismos problemas
  • La mayor parte del tiempo se va en colas y esperas

Mediciones / indicadores

Criterio 1: Las mediciones deben inducir a las partes a hacer lo que sea bueno para el sistema entero

Criterio 2: Las mediciones deben enfocar a quien dirige hacia los puntos que necesitan atención

Recordatorio de los procedimientos lógicos: Sentido común estructurado, sin matemáticas

  • Análisis basados en las relaciones causa-efecto
  • Resoluciones basadas en conflictos entre condiciones necesarias

La protección en los proyectos

Nadie admite haber incluido protección en sus estimaciones de tiempo porque la gente cree haber estimado con realismo.

Realismo -> Basándonos en nuestras (peores) experiencias pasadas, tendemos a “protegernos” con estimaciones superiores al doble del tiempo (o más) que necesitaríamos:

  • A mayor incertidumbre, mayor protección resultante
  • Uno de los factores de mas impacto es el tiempo de retraso en el último proyecto
  • Todos dirán que “si está listo para ellos, entonces…”
    • Si se lo entregan a tiempo
    • Si no se les sobrecarga con otra cosa
    • 5 + 5 = 13: A la protección de cada eslabón, la persona responsable del paso intermedio le suma su propia protección
    • Regateo: Se estima de más porque la dirección recortará un ± 20%. Es decir, añadimos protección contra los recortes

Resumen: Usamos ¡tres mecanismos! para insertar protección de las estimaciones de tiempo en casi todos los pasos de un proyecto

  1. Estimaciones de tiempo basadas en una experiencia negativa (cola de la curva de distribución)
  2. Cada nivel va agregando su propio factor de protección (a mayor número de niveles, mayor estimación
  3. Los que hacen las estimaciones también tratan de protegerse contra los recortes globales

Resultado: La protección ocupa más tiempo que el propio proyecto

Entonces… ¿Por qué no acaban a tiempo?

Solución: Cuestionar como usamos la protección

Si una etapa termina antes NO IMPLICA que la otra empiece antes PORQUE

  1. No se comunicará ya que en el futuro te presionarán para que recortes tiempos
  2. Al resto de colegas no les gustará porque se usarán como ejemplo
  3. El equipo del siguiente paso no estará preparado
  4. Aunque lo estuviera, no empezaría inmediatamente porque “sobra tiempo”

Tabla 1

Lo que importa: La terminación del proyecto entero, no los óptimos locales (la protección se desperdicia) => el mal cumplimiento es el resultado de un supuesto equivocado

A.- La protección en los pasos se desperdicia -> “Síndrome del estudiante”

  • Se pelea por más tiempo y cuando se consigue “sobra tiempo”: ¿para qué empezar ya?
  • Luego surgen los problemas, pero ya nos hemos quedado sin tiempo de protección

B.- “Tareas múltiples” (cuello de botella)

  • Quién lo padece sufre presiones constantes por lo que no está en condiciones de saber qué tareas son más urgentes (“el que grita más fuerte”)
  • Consecuencia: se salta de un proyecto a otro intentando quedar bien con todo el mundo lo que implica un gran impacto en el tiempo real de entrega

Organizando…

Tabla 2

Saltando…

Tabla 3

Tareas múltiples = reuniones + emergencias + “otros trabajos”

Es decir, reuniones de coordinación y planificación para recolocar las emergencias y redistribuir esos “otros trabajos”. En el ejemplo anterior el impacto está medido en tiempo pero, ¿y si medimos el impacto financiero?

El atractivo de las emergencias es directamente proporcional a la necesidad de evasión del caos en el que se diluye cualquier objetivo o propósito existente.

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About Isabel Iglesias

Socia-directora en I.G. Documenntación y productora de Máscaras. Consultora especializada en el análisis estratégico, diseño y dinamización de proyectos. Investigadora de nuevas realidades, alérgica a los tópicos, bloguera...

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